カウンター料金でコピー機複合機を利用したときの大きな特徴は、トナーのことを考えなくてよくなる点です。
1枚印刷するたびに料金がかかる代わりに、トナーも含めて保守点検をやってくれます。
カウンター料金がその保守点検代になるため、トナーの交換やその他の保守点検で追加費用は必要ありません。
トナーは本来もちろん有料で、カウンター形式を使わない場合、これがなくなったら自費で追加購入しないといけません。
カウンター料金にはこのトナー代も入っているため、トナーの交換時に追加費用は一切必要ありません。
このトナー代金は機種などにもよるものの、1〜3万円ほどかかります。
業務用の大型トナーとなるため、個人用のプリンターに使うインクよりは価格が高いため、購入頻度が高いと割高になることが多いです。
このようなとき、正規品よりも値段が安い互換品を使う方法もよくありますよね。
複合機でこれができるかというと、できないことが多いです。
なぜなら、これらトナーは正規品しか使えないことが多く、これを個別に購入する場合、その複合機のメーカーまで連絡し、購入する形となるからです。
トナーの価格もその都度の見積もりとなることもあり、家電量販店などでいつでも気軽に購入できるものではありません。
料金も購入にかかる手間も、どちらも一般家庭用のプリンターなどより大きくなりがちですが、その手間をすべて省けるのが、カウンター形式の利点です。
トナーの用意から交換まで、すべてカウンター料金に入っているため、ノンストップですべてやってくれます。
ちなみに、トナーを補充するタイミングも、その複合機の使用者が自分で管理する必要がありません。
最近の複合機はトナーの残量を自動で管理し、一定量以下になったら管理会社に伝わる仕組みになっているからです。
また、そのような仕組みがなかったとしても、カウンター料金を支払えば業者スタッフによる定期点検を追加費用なしで受けられることが多く、トナーが減っていればこのときの点検時に交換してもらえます。
このようにカウンター形式とは、トナーの管理の手間をなくせるのも大きな特徴です。